Reglementen en verordeningen moeten gepubliceerd worden op de gemeentelijke website met vermelding van de datum waarop ze via de webtoepassing worden bekendgemaakt én van de datum waarop ze zijn aangenomen.
Daarenboven moeten de bekendmaking en de datum van bekendmaking blijken uit de aantekening in een register. Een reglement of verordening hoeft niet noodzakelijk op hetzelfde moment geregistreerd en gepubliceerd te worden. De gemeente kan autonoom beslissen welk systeem ze als register gebruikt, zolang het aan twee voorwaarden voldoet:
- Het systeem bevat de unieke identificatie en de datum van publicatie van het bekendgemaakte document.
- Het systeem is zo opgezet dat een onmerkbare wijziging van de gepubliceerde en gelogde gegevens redelijkerwijs kan worden uitgesloten.
In Wortegem-Petegem worden alle reglementen en verordeningen digitaal gepubliceerd via de toepassing LBLOD (Lokale Besluiten en geLinkte Open Data). Daar krijgt elk gepubliceerd document een unieke identificatie (zie https://lblod.wortegem-petegem.be/LBLODWeb/Home/Disclaimer). Dit systeem voldoet aan de vereisten van artikel 3 BVR Bekendmaking, zoals gesteld door het Agentschap Binnenlands Bestuur.
Daarnaast houden we de publicaties bij in een Excel-spreadsheat. Elk gepubliceerd document wordt daarin geregistreerd met een uniek, oplopend volgnummer en de datum van publicatie (voorwaarde 1), het orgaan dat de beslissing nam, de behandelende dienst en het onderwerp.
Voor elk reglement en elke verordening (al dan niet gebundeld) wordt een verklaring van publicatie gemaakt waarin het volgnummer en alle andere gegevens uit het Excel-register vermeld staan. Deze verklaring wordt door de algemeen directeur en burgemeester ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening (via het digitaal tekenplatform van Digitaal Vlaanderen). De datum van registratie ligt maximaal 30 kalenderdagen na de datum van publicatie. De digitale handtekening toont de exacte datum van ondertekenen en geldt daardoor als bewijs. Op die manier kan geen nieuwe verklaring opgemaakt en ondertekend worden met dezelfde identificatienummers van voorgaande registraties (voorwaarde 2). De bestandsnamen van deze aantekeningen beginnen telkens met het desbetreffende volgnummer uit het Excel-register.