Overslaan en naar de inhoud gaan
De gemeentelijke administratieve diensten en het OCMW blijven nog zeker tot en met 31 december 2020 op afspraak werken.
Een afspraak maken kan via het nummer 056 68 81 14 of via mail naar gemeente@wortegem-petegem.be.
Meer info over de maatregelen rond corona Ik heb hulp nodig/ik wil hulp bieden

Privacyverklaring Wortegem-Petegem - versie 2.10 (16-07-2020)

Om als lokaal bestuur een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij veel met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we u meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

Lokaal bestuur Wortegem-Petegem
Waregemseweg 35
9790 Wortegem-Petegem
0207.689.965
T 056 68 81 14
gemeente@wortegem-petegem.be 

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is het lokaal bestuur verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners.

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar de softwareleveranciers waarop het lokaal bestuur beroep doet.

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw persoonsgegevens. 

Wij bewaren uw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat uw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden uw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan. 

Doeleinden en verwerkingsgronden

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij u opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we uw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken. 
 
Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij uw gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

  • om een wettelijke verplichting na te komen
    • Bijvoorbeeld: het bijhouden van gegevens van de inwoners van de gemeente in het bevolkingsregister, de verwerking in het kader van een vergunningsaanvraag of in het kader van de belastingadministratie. 
  • voor de  vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag 
    • Bijvoorbeeld: om inwoners op de hoogte te houden van werkzaamheden in de openbare ruimte, hen te betrekken bij het beleid van het gemeentebestuur of in het kader van niet verplichte tegemoetkomingen aan mensen met een bepaald sociaal statuut.
  • wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven 
    • Bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. 
  • voor de uitvoering van een overeenkomst met u 
    • Bijvoorbeeld: wanneer u zich inschrijft voor een culturele of sportactiviteit die het gemeentebestuur organiseert, of wanneer u iets leent bij de gemeentelijke uitleendienst. 
  • om een ernstige bedreiging voor uw gezondheid te bestrijden 
    • Bijvoorbeeld: samenwerking met de hulpdiensten in het geval van een ramp of een andere levensbedreigende situatie.

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

  • identificatie- en contactgegevens 
    • Bijvoorbeeld: naam, Rijksregisternummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres …
  • persoonlijke kenmerken
    • Bijvoorbeeld: geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, …
  • samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties
    • Bijvoorbeeld: ouders, kinderen, voogdij, partner, huisgenoten, huwelijksdatum, …
  • persoonlijke interesses en voorkeuren
    • Bijvoorbeeld: lidmaatschap van een organisatie, hobby’s en andere vrijetijdsbesteding, …
  • financiële bijzonderheden
    • Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen, subsidies, premies, …
  • beeld- en geluidsopnamen 
    • Bijvoorbeeld: foto’s, video-opnames, …

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

  • gegevens betreffende de gezondheid
    • Bijvoorbeeld: medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, informatie over een beperking, dieet, allergieën, …
  • politieke opvattingen
    • Bijvoorbeeld: politieke overtuigingen, lidmaatschap van een politieke partij, politieke functies die worden vervuld, stemvoorkeur, …
  • raciale of etnische gegevens 
    • Bijvoorbeeld: moedertaal, …
  • filosofische of religieuze overtuigingen:
    • Bijvoorbeeld: begrafenisritueel, …

Het gemeentebestuur heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het Strafregister.

Doorgifte

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij er daarvoor een wettelijke basis is. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of uw gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij uw gegevens alleen verwerken binnen het afgesproken kader.

In principe worden uw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Verwerkersovereenkomsten

In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor lokale besturen. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken. Meer informatie over de verwerkersovereenkomst vind je hier.

Protocollen

Wanneer wij persoonsgegevens uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent de verwerking vast in een protocol. Bekijk het overzicht van onze protocollen.

Openbaarheid van bestuur

In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden uw persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens steeds vooraf getoetst aan de privacywetgeving. 

Rechten

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:

Recht op informatie en inzage

U mag weten of we persoonsgegevensgegevens van u hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. U kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.

Recht op correctie en aanvulling

Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

Recht om vergeten te worden

U mag vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer: 

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden; 
  • u de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is; 
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn; 
  • uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden; 
  • uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen uw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

  • u de juistheid van die gegevens betwist;
  • de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens gewist worden;
  • wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

Recht op bezwaar

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heeft u het recht om u hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van u, zullen wij de verwerking van uw gegevens staken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht om u te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor u rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op uw toestemming. In deze gevallen kunt u ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

Recht op intrekking toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft evenwel geldig.

Uitoefenen van rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Onderaan vindt u onze contactgegevens. Om uw persoonsgegevens te beschermen zullen we u vragen om uw identiteit aan te tonen. Wij laten binnen één maand weten wat er met uw verzoek zal gebeuren. Als we niet aan uw verzoek kunnen voldoen, dan zullen wij dit motiveren.

Indien u uw gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties uw gegevens hebben geraadpleegd, kunt u zich rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier.

Specifieke verwerkingen

Nieuwsbrieven

Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. U ontvangt deze als u hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wenst u een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.

Beeldmateriaal

Bij activiteiten die wij inrichten kunnen er overzichtsfoto’s en sfeerbeelden worden gemaakt. Hiervoor hoeven wij niet altijd uw toestemming te vragen. We proberen u wel altijd op voorhand of ter plaatse duidelijk te informeren. Stel dat u herkenbaar bent op een dergelijke foto of video, dan mag u ons vragen om deze te verwijderen. In de mate van het mogelijke zullen we aan uw vraag tegemoetkomen.

Bij het maken en publiceren van gericht beeldmateriaal, waarbij iemand het onderwerp van een foto is, zullen wij altijd van tevoren uw toestemming vragen.

Sociale media

Het lokaal bestuur maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. Het lokaal bestuur is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook, Instagram, Vimeo en Youtube. 

Indien u via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden uw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om u verder te helpen of aan uw verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van uw verzoek worden deze berichten nog 1 maand door ons bewaard.

Indien u reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of liket, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door u verwijderd worden.

Wij gebruiken Facebook en Instagram om gericht te adverteren. Dat wil zeggen dat wij tegen betaling gerichte campagnes opzetten naar bepaalde gebruikers van dit platform. Wij voeren deze campagnes om bepaalde activiteiten te promoten en onze vacatures bekend te maken.

Uw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Het lokaal bestuur heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

Cookies en tracking

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt u hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kunt u per type cookie toestemming geven of weigeren.  

Contactgegevens

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Dit kan via het contactformulier, per e-mail naar gemeente@wortegem-petegem.be of per brief naar Gemeentebestuur Wortegem-Petegem, Waregemseweg 35, 9790 Wortegem-Petegem. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Uw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de AVG, dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten. 

De Vlaamse Toezichtcommissie kunt u bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de procedure om een klacht in te dienen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.